Відділ документального забезпечення

Ковтонюк

Інна Петрівна

Начальник відділу

Завданням відділу документального забезпечення є:

- здійснення оперативного прийому, реєстрації та розподілу вхідної кореспонденції;

- здійснення належного прийому та реєстрації позовних заяв, а також надання допомоги в оформленні позовної заяви, відповідно вимог Кодексу адміністративного судочинства України;

- своєчасна передача під особистий підпис вхідної кореспонденції суддям (у тому числі позовних заяв, справ, матеріалів) на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду;

- передача зареєстрованих документів до структурних підрозділів або відповідальних осіб, визначених резолюцією голови суду, керівника апарату, на виконання (під особистий підпис або через електронний журнал);

- прийом та передача за належністю кореспонденції, яка визначена законом України «Про державну таємницю»;

- реєстрація та відправка процесуальних та інших документів, матеріалів справи, копій документів тощо, що направляються за межі суду;

- прийняття, реєстрація, передача інформації засобами факсимільного зв’язку та електронною поштою;

- прийняття та відправлення інформації телефонограмами;

- ведення довідково-інформаційного обслуговування відвідувачів суду;

- організація та забезпечення належного прийому громадян, реалізація приписів Закону України «Про звернення громадян»;

- забезпечення реалізації прав осіб, які беруть участь у справі, та іншим учасникам процесу на ознайомлення з матеріалами адміністративної справи, отримання копій документів, копій судових рішень;

- в межах своєї компетенції забезпечує надання відомостей за зверненнями громадян, запитами на інформацію;

- організація роботи з документами, що мають гриф «Для службового користування» («ДСК»), у відповідності до переліку відомостей, що становлять службову інформацію та які можуть міститися в документах з організації діяльності Хмельницького окружного адміністративного суду;

- забезпечення організації та контролю за станом здійснення діловодства суду;

- дотримання встановленого процесуального порядку направлення судових справ зі скаргами, поданнями, запитами до судів вищих інстанцій;

- внесення пропозицій до плану роботи суду з питань організації роботи відділу;

- дотримання правил та норм з охорони праці та техніки безпеки, правил з експлуатації технічних засобів;

- проведення іншої роботи для забезпечення діяльності суду;

- виконання інших завдань та доручень за вказівкою голови суду, заступника голови суду, керівника апарату суду.