Відкриті торги: пороги та види відкритих торгів

Відкриті торги - одна з основних та найчастіше вживаних процедур закупівель, яка здійснюється відповідно до Розділу IV Закону України "Про публічні закупівлі" (далі – Закон).

В Законі можна виділити два типи процедури відкритих торгів:

• відкриті торги (так звані “українські”);
• відкриті торги з публікацією англійською мовою (так звані “європейські”).

Даний поділ є умовним, оскільки процедура одна - відкриті торги, проте, в залежності від порогів має деякі особливості.

Етапи проведення відкритих торгів

Загально процедуру відкритих торгів (“українських”) можна поділити на 5 етапів.

1. Період подання пропозицій (мінімально триває 15 днів)

Перший період - період подання пропозицій. З першого дня і протягом всього періоду подання пропозицій Замовник може вносити зміни до оголошення та тендерної документації, а Постачальники - подавати свої пропозиції та звертатися до Замовника із запитаннями/вимогами (крім останніх 10 днів). Також, починаючи з дати початку приймання пропозицій і закінчуючи за 4 дні до закінчення терміну приймання пропозицій, будь-які зареєстровані користувачі системи (окрім Замовників) можуть подавати скарги на умови тендерної документації.

Доцільно надати тлумачення поняттям, що таке запитання, вимога та скарга в розумінні Закону.

Запитання. Із запитанням будь-який зареєстрований користувач Системи звертається до Замовника, щоб уточнити якусь інформацію про закупівлю. Період, коли можна поставити запитання, починається з моменту оголошення закупівлі і закінчується за 10 днів до закінчення періоду подання пропозицій.

Вимога. Будь-який зареєстрований користувач Системи може звернутися до Замовника з вимогою усунути порушення, яке, на його думку, виникло в процесі закупівлі. Період подання вимоги є аналогічним до запитання.

Скарга. Скарга - це офіційне звернення до органу оскарження (АМКУ). На етапі подання пропозицій подати скаргу можна з дати оголошення закупівлі, а за 4 дні до закінчення подання пропозицій можливість подати скаргу зникає.

Відтак, якщо протягом періоду подання пропозицій Постачальник звертається із запитанням/вимогою через систему, у Замовника буде 3 робочі дні з моменту постановки питання для того, щоб відповісти на нього.

Всі відповіді на питання надаються через Майданчик, через який Замовник розміщає оголошення. Проте, що важливо, Замовник не буде бачити назву компанії, яка поставила питання, лише зміст звернення.

Закупівля автоматично блокується і не переходить в наступний статус (аукціон), якщо на момент закінчення періоду подання пропозицій залишились запитання без відповіді Замовника. Щоб розблокувати тендер, Замовник повинен самостійно внести зміни до кінцевого терміну періоду подання пропозицій, продовживши цю дату не менше, ніж на сім днів, внести свою відповідь на запитання/вимогу, і тоді процедура розблокується.

Протягом усього періоду подання пропозицій у Замовника залишається можливість вносити зміни до оголошення та тендерної документації. Проте,варто знати, що:

• Якщо Замовник вносить зміни до оголошення чи тендерної документації, то терміни закупівлі необхідно продовжити таким чином, щоб до дати завершення приймання пропозицій залишилося не менше, ніж 7 календарних днів.
• Якщо Замовник вніс зміни в тендерну документацію, то нову версію тендерної документації та окремий файл із переліком змін потрібно оприлюднити (прикріпити до оголошення) через Майданчик, на якому Замовник опублікував закупівлю. Варто зауважити, що попередня версія документу із системи не видаляється, а відмічається як неактуальна. При цьому зберігається можливість її переглянути або завантажити.

Постачальники можуть подавати свої тендерні пропозиції на участь у процедурі закупівлі з моменту публікації оголошення і до терміну завершення приймання пропозиції.

Отже, на етапі подання пропозицій Замовник:

• Може змінювати оголошення та тендерну документацію. Але якщо вносяться такі зміни, то дату закінчення періоду подання пропозицій необхідно перенести таким чином, щоб до дати завершення прийому пропозицій залишалося не менше 7 календарних днів;
• Зобов'язаний відповідати на питання Постачальників через систему протягом 3 робочих днів з дня отримання запитання. Запитання можуть бути поставлені не пізніше, ніж за 10 днів до завершення приймання пропозиції.

2. Завершення прийому тендерних пропозицій. Очікування аукціону.

Кожен учасник має право подати тільки одну тендерну пропозицію (у тому числі до визначеної в тендерній документації частини предмета закупівлі (лота).

Отримана тендерна пропозиція/пропозиція вноситься автоматично до реєстру отриманих тендерних пропозицій/пропозицій, у якому відображається інформація про надані тендерні пропозиції/пропозиції.

3.Аукціон

Після завершення періоду подання пропозицій системою автоматично визначається дата та час аукціону (в робочий день і робочий час).

У особистому кабінеті Замовника відображатиметься посилання на аукціон. Будь-який користувач Майданчика може перейти за посиланням і спостерігати за перебігом аукціону. Посилання на аукціон буде загальнодоступним на веб-порталі prozorro.gov.ua.

4.Розкриття та розгляд пропозицій

На етапі розкриття та розгляду пропозицій Замовник проводить розгляд поданих пропозицій. При цьому він не розглядає одразу всі пропозиції, а починає з мінімальної пропозиції за результатом аукціону.

Якщо ж пропозиція першого в черзі Постачальника підходить, інші пропозиції вже не розглядаються.

Термін розгляду пропозиції Постачальника не повинен перевищувати 5 робочих днів. Однак, даний термін може бути аргументовано продовженим до 20 робочих днів. Повідомлення про продовження терміну розгляду пропозицій публікується в системі.

Особливості:

• Постачальник має право визначити деякі файли як конфіденційні (ст. 28, п. 2 Закону). Такі файли доступні до перегляду Замовнику, органу оскарження та центральному органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері державного фінансового контролю. В Законі перелічені випадки, в яких інформація не може бути визначена конфіденційною. У Постачальника повинно бути вагоме обґрунтування, чому він вважає цю інформацію конфіденційною.
• Якщо в тендерній документації однією з умов було надання забезпечення тендерної пропозиції, на кваліфікації Замовник перевіряєте його чинність.

5.Укладання договору

Отже, Замовник визначив переможця. В той же день приймається рішення (наприклад, рішення тендерного комітету) про намір укласти договір і протягом 1 дня після прийняття такого рішення відбувається оприлюднення його на веб-порталі Уповноваженого органу. Після цього, не раніше, ніж через 10 днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір, але не пізніше, ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір, Замовник має укласти договір і прикріпити його в систему ( у випадку обґрунтованої необхідності строк для укладання договору може бути продовжений до 60 днів)

Процедура відміняється або визнається такою, що не відбулася, якщо на якомусь із етапів була наявна одна або декілька причин, що перераховані в ст. 32 Закону України "Про публічні закупівлі".

Відкриті торги з публікацією англійською мовою

Головною особливістю Відкритих торгів з публікацією англійською мовою є додатковий період - Пре-кваліфікація.

Оголошення про проведення відкритих торгів

У процедурі відкритих торгів з публікацією англійською мовою є дві особливості:

1. Публікація оголошення відбувається з  дублюванням його англійською мовою.

2. Замовник визначає мови комунікації, на яких готовий приймати запитання і надавати відповіді. Тобто в оголошенні в контактних даних будуть вказані мінімум 2 особи:

• основний контакт - особа, відповідальна за публікацію інформації про закупівлю (заповнюється автоматично);
• додатковий контакт - співробітник, який буде відповідати на питання іншомовних Постачальників (вноситься під час створення оголошення).

Період подання пропозицій (мінімально триває 30 днів)

Повністю співпадає з аналогічним періодом в “українських” відкритих торгах, різниця полягає лише в тому, що мінімальний період для подання пропозицій не може бути меншим за 30 днів.

Запитання, поставлені Постачальниками в період, коли вони мають можливість звертатися за роз'ясненнями, на інші мови не перекладаються.

При цьому відповідь надається в одному полі, продубльована всіма мовами, визначеними для комунікації.

Пре-кваліфікація (максимально триває 20 робочих днів)

Після завершення періоду подання пропозицій розкриваються всі деталі пропозицій Постачальників. Замовник розглядає всі пропозиції, оцінює відповідність Постачальників усім вимогам тендерної документації та обирає одну із двох опцій по кожному Постачальнику:допустити до аукціону чи відхилити пропозицію.

Під час пре-кваліфікації відкриваються всі документи постачальників, окрім цінової частини. Замовник проводить розгляд всіх документів постачальників, що відкрилися на пре-кваліфікації. Цінова частина пропозицій відкриється після аукціону.

Після того, як Замовник оцінив всі пропозиції і поставив відповідний статус до кожної з них, натискає кнопку “Сформувати протокол розгляду пропозицій”. Коли він сформував протокол, у Замовника більше немає можливості змінити статус по комусь із Постачальників. Після цього система самостійно розсилає повідомлення Постачальникам про допуск їх до аукціону або про відхилення їх пропозиції. 

До участі в аукціоні допускаються лише ті Постачальники, які відповідають усім вимогам і по яких Замовником було прийнято рішення "допустити до аукціону". Система планує аукціон таким чином, щоб час до початку аукціону становив не менше 5 днів.

Аукціон (не раніше, ніж через 5 днів після пре-кваліфікації)

У час, що визначений системою, аукціон розпочинається автоматично. Аукціон проходить за аналогією Відкритих торгів "українських". Під час аукціону Замовник не має можливості на щось вплинути, він просто спостерігає. Після аукціону система розташує Постачальників від найдешевшої пропозиції до найдорожчої.

Визначення переможця

Після проведення аукціону система формує повідомлення про намір укласти договір.

Укладання договору

Замовник укладає договір не раніше, ніж через 10 днів після оприлюднення повідомлення про намір укласти договір і не пізніше, ніж через 20 днів з дня прийняття рішення про намір укласти договір.

Етап «Укладання договору» є завершальним етапом, тому на цьому процедура відкритих торгів завершується.

За інформацією Сектору матеріально-технічного забезпечення та правової роботи