Знайомство з судом: Відділ документального забезпечення

Театр починається із вішалки, а суд – з канцелярії. Саме відділ документального забезпечення (канцелярія) є невід’ємною ланкою у роботі суду.

Коли виникає необхідність звернутися до суду, у громадян постає багато запитань: Як дістатись до суду?, Як оформити документи?, Які документи необхідно взяти із собою? А якщо я подам документи поштою, чи дійдуть вони вчасно та чи зареєструють їх і передадуть судді?... На допомогу у таких, на перший погляд, простих запитаннях завжди прийдуть працівники канцелярії суду, які як «бджілки-трудівники» виконують низку завдань, аби своєчасно та невпинно підтримувати належний механізм роботи суду.

У своїй діяльності працівники щоденно здійснюють  оперативний прийом, реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції; прийом та реєстрацію позовних заяв, а також надають допомогу в оформленні позовної заяви, відповідно вимог Кодексу адміністративного судочинства України.

Для прикладу, за перше півріччя 2020 року канцелярією суду зареєстровано:

- позовів – 3391;

- заяв, клопотань – 357;

- вхідної кореспонденції – 10052;

- направлено вихідної кореспонденції - 19234.

Завдяки злагодженій роботі канцелярії суддям своєчасно передаються під особистий підпис вхідна кореспонденція (у тому числі позовні заяви, справи, матеріали) на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду. Працівники кожного дня забезпечують  передачу зареєстрованих документів до структурних підрозділів або відповідальних осіб, визначених резолюцією голови суду, керівника апарату, на виконання (під особистий підпис або через електронний журнал). Реалізуючи реєстрацію та відправку процесуальних та інших документів, матеріалів справи, копій документів тощо, що направляються за межі суду, відділ документального забезпечення керується принципом доступності та відкритості.

Канцелярія суду веде довідково-інформаційне обслуговування відвідувачів суду, а також приймає, реєструє, передає інформацію засобами факсимільного зв’язку та електронною поштою, що значно заощаджує Ваш час, і дає змогу, не виходячи із дому, дізнатись інформацію, яка цікавить. Також відділ забезпечує реалізацію прав осіб, які беруть участь у справі, та іншим учасникам процесу шляхом ознайомлення з матеріалами адміністративної справи, отримання копій документів, копій судових рішень.

Працівники відділу поділились власними думкам щодо того, що їм приносить задоволення у вибраній професії.

Інна (начальник відділу): «Юридична професія позитивно впливає на особу, наприклад, підвищуються комунікативні здібності, уміння розбиратися в людях, ефективно вирішувати конфлікти, контролювати свої емоції. Розвивається  мислення, пам’ять, увага, ораторське мистецтво, дисциплінованість та відповідальність. Надихає найбільше у роботі – вдячність людей, яким допомагаєш, а також команда, з якою працюєш та яка завжди підтримує. На мою думку, важливо те, що я займаюсь улюбленою справою, а якщо людина займається улюбленою справою – вона щаслива, а щасливі люди завжди успішні.

«Робота відбере значну частину вашого життя, і єдиний спосіб отримувати від життя задоволення – вірити, що ви робите гарну роботу. А єдиний спосіб робити щось добре – це по-справжньому любити те, чим ви займаєтесь. Стів Джобс». 

Ірина (головний спеціаліст відділу) зауважила: «Професія юриста дуже різноманітна, тут ти і психолог, і аналітик, і юрист. У роботі ти маєш запропонувати цілу стратегію вирішення проблеми, і річ не тільки в знанні законодавства, тут ти завжди маєш бути готовим до змін: змін законодавства, судової практики і т. д. Також професія юриста – це величезний рівень відповідальності. Не дивлячись на це, завдяки цій професії, можливо «перетворити світ», зробивши його кращим, безпечнішим та комфортнішим. Проте, слід бути готовим до довготривалої та наполегливої праці. Юристи організовані, відповідальні та креативні, ми відповідальні за те, що ми робимо, та за свою команду. Робота юриста навчила мене доступно та лаконічно доносити свою думку, краще розвинула комунікабельність та самостійність».

Вадим (спеціаліст відділу) відмітив: «Престижність та можливість кар’єрного росту. Відсутність одноманітності при виконанні обов’язків. І звичайно, робота в професійній команді». Ірина (провідний спеціаліст відділу) додала: «Дружній колектив та результати від роботи, щоденні нові здобутки у професійній діяльності. В процесі роботи, важлива вдячність людей, з якими ти працюєш, адже це дуже надихає на плідну працю».

На запитання Які підходи та методи ви використовуєте для виконання роботи? працівники відповіли:

Інна: «Дотримання високої культури спілкування та поведінки. Варіативність в роботі (юрист завжди повинен мати кілька шляхів вирішення ситуації). Постійне вдосконалення в роботі. Постійна взаємодія та комунікація – здатність взаємодіяти та налагоджувати відносини – це перший крок до успіху». 

Ірина: «Оперативність – швидке реагування на проблему та швидке її вирішення. Логічність та послідовність. Гнучкість – здатність швидко реагувати на зміни в роботі, знаходити нові варіанти вирішення питань, оперативно реагувати на виникнення проблем з метою їх швидкого вирішення. Об’єктивність – неупереджене ставлення до людей, оскільки, у процесі здійснення своїх повноважень відбувається спілкування з багатьма людьми, які мають різні характери, різний рівень освіченості, мислення та пам’яті. І все це необхідно врахувати для того, що правильно зорієнтуватись в ситуації, знайти правильне рішення та задовольнити людину».

Вадим: «Здійснення діяльності відповідно до чинного законодавства; реєстрація вхідної кореспонденції у день її надходження; своєчасна передача листів, заяв та іншої кореспонденції помічникам, секретарям; реєстрація кореспонденції, видача рішень та ін. здійснюється у порядку черговості надходження».

Ірина: «Важливо в роботі завжди пам’ятати про відповідальність та уміння працювати з людьми, ці методи дуже впливають на роботу. Вміти знайти підхід до кожної людини, з якою ти стикаєшся під час виконання роботи – це вкрай важливо. Тому я підбираю до кожної людини свій метод по якому ми надалі працюємо, це допомагає залишатись з ними в гарних відносинах та виконувати добре безпосередню роботу».

Як бачимо, щоденна натхненна праця відділу є досить важливою, адже саме злагоджена робота та чітке усвідомлення виконання покладених обов’язків на працівників дає плідний результат.