Архів: основні функції, завдання, значення

Ще за часів Стародавньої Греції словом «архів» називали будинки вищих урядових установ, де ухвалювались і зберігались важливі державні акти. Перші архіви на території України виникли у період формування державності Київської Русі, активного розвитку набули у польську-литовську добу (Литовська метрика, Коронна метрика). Як організоване структурне ціле архівна система виникла у 16 ст., коли були започатковані архіви при земських, гродських та підкоморних судах і магістратах.

Нинішня організація архівної системи України бере свій початок з 1919 року, з 1920 року вона розвивалась централізовано під керівництвом Головного управління архівною справою, підпорядковане позашкільному відділові Наркомосвіти УСРР, створеного на базі Архівно-бібліотечної секції Всеукраїнського комітету охорони пам’яток мистецтва і старовини.

Головною місією архівних установ є приймання та збереження документів з терміном зберігання вічно. Це документи, які утворилися в різні історичні періоди у діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, громадських організацій, установ усіх форм власності, окремих фізичних осіб.

У процесі діяльності установ, організацій та підприємств також утворюються документи з кадрових питань (особового складу). Для громадян вони мають особистий характер та слугують підставою для видачі різноманітних документів, що посвідчують їхню особу, посаду, а також для отримання різних соціальних послуг.

Архів - установа, що здійснює приймання, опис і зберігання документів з метою використання ретроспективної документної інформації. До основних завдань архіву належить: прийом від структурних підрозділів  документів та їх зберігання; перевірка формування документів справи відповідно до номенклатури справ; участь у складанні зведеної номенклатури справ; проведення попередньої експертизи цінності документів, що передаються на зберігання; складання та подання на розгляд експертної комісії описів справ постійного зберігання, тривалого зберігання, а також справ особового складу та актів про виділення до знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню; видавання у встановленому порядку архівних довідок, копій, витягів із архівних документів.

З метою виконання завдань архіви здійснюють такі функції:

1) прийняття на збереження в установленому порядку документи установ, організацій і підприємств, що є джерелами комплектування архіву;

2) ведення обміну і забезпечення збереження прийнятих в архів документів;

3) проведення експертизи цінності документів;

4) здійсння використання документів, що зберігаються в архіві;

5) виконання запитів організацій та заяв громадян. Надання консультацій організаціям та окремим особам по питаннях місцезнаходження документів, які необхідні для наведення архівних довідок;

6) ведення обліку використаних документів, виконує інші функції, що випливають з покладених завдань.

Архівна справа надзвичайно важлива з точки зору збереження історичної спадщини для майбутніх поколінь, є безцінним скарбом з великою інформаційною системою. Вивчення історії за документами, що зберігаються в архівах, допомагає більш змістовно і правдиво осмислити життя та діяльність країни, пізнати закономірності історичних подій, а завдяки судовим архівам можна прослідкувати особливості розгляду судових справ, визначення покарання за певні злочини, які дії вважалися злочинами в певний історичний період розвитку країни.

За інформацією відділу аналітичного та інформаційного забезпечення